06.11.2024
8 min
Prozessdigitalisierung durch massgeschneiderte Web-Apps
Die digitale Transformation ist in aller Munde, doch was bedeutet sie wirklich? Für Unternehmen geht es dabei nicht nur um Technik, sondern um echte Effizienzsteigerung. Mit Web-Apps und massgeschneiderter Webentwicklung von Authentiq Digital helfen wir Ihnen, manuelle Prozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen – und damit Zeit und Kosten zu sparen. Ob Geschäftsprozesse noch mit Excel, Block und Bleistift durchgeführt werden oder schon halb digitalisiert sind, durch smarte Web-Apps lassen sich Prozesse bis zum letzten Schritt optimieren.
Mike Züger
Inhaber & Geschäftsführer
Software Development und Design
Warum Digitalisierung? Die Vorteile von Web-Apps und Prozessautomatisierung
Der Wandel zur Digitalisierung betrifft heute jedes Unternehmen, unabhängig von Grösse und Branche. Manuelle Prozesse sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Zudem können sie zu Frustrationen bei Mitarbeitern und Kunden führen. Der Einsatz von Web-Apps ermöglicht es, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Daten zentral und sicher zu speichern sowie die Kommunikation und Kollaboration innerhalb und ausserhalb des Unternehmens zu verbessern. Und das Beste daran: Die Abläufe werden flexibler und passen sich an Ihre individuellen Geschäftsbedürfnisse an.
Weil wir das immer schon so gemacht haben
Im Gespräch über Digitalisierungsvorhaben hören wir oft Sätze wie:
„Bis jetzt hat’s ja auch irgendwie geklappt.“
„Das haben wir immer so gemacht.“
„Das ist doch viel zu aufwendig und komplex.“
„Momentan fehlt uns einfach die Kapazität.“
Solche Aussagen spiegeln eine oft verständliche Unsicherheit wider. Doch wie lange will man noch den sprichwörtlichen Stein im Schuh ignorieren, bevor man etwas ändert? Ja, digitale Transformation kann eine Herausforderung sein – und ist oft nicht budgetiert. Doch eine kluge Investition in die Digitalisierung amortisiert sich häufig schneller als gedacht. Die Vorteile sprechen für sich: Zeitgewinn, Kostenersparnis, weniger Fehler und mehr Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitenden. Mittel- bis langfristig wird so eine digitale Lösung zu einem echten Wettbewerbsvorteil, der Sie entscheidend von der Konkurrenz abhebt.
Schluss mit Excel-Chaos
Viele Unternehmen setzen Excel-Tabellen für alltägliche Prozesse ein – sei es zur Projektverwaltung, Aufgabenverteilung oder Ressourcenplanung. Obwohl Excel auf den ersten Blick flexibel und praktisch scheint, sind Tabellen oft fehleranfällig und führen schnell zu redundanten Daten und hohem manuellem Aufwand. Zudem müssen Anleitungen oder Benutzerhandbücher erstellt werden, um festzuhalten, wie die Daten korrekt eingefügt und verwaltet werden. Jeder Mitarbeitende muss genau wissen, was wo und in welcher Form eingefügt werden muss, damit die Tabellen reibungslos funktionieren. Oft sind zusätzliche Schritte nötig: Die Daten müssen in PDFs konvertiert, in verschiedenen Ordnern abgelegt oder an externe Stellen weitergeleitet werden.
Hier setzt eine massgeschneiderte Web-App an und kann typische Excel-Prozesse effizient automatisieren – mit erheblichem Mehrwert. Eine Webapplikation ermöglicht klar strukturierte Eingabemasken, die Schritt für Schritt vorgeben, welche Daten wann und wo einzufügen sind. Eingabewerte können validiert und transformiert werden. Dank Schnittstellen können Daten automatisch an andere Systeme weitergeleitet werden, und mühsame Zwischenprozesse entfallen. Die Möglichkeiten für eine passgenaue und optimierte Prozesssteuerung sind nahezu grenzenlos.
Lean Startup: Gross denken, klein anfangen.
Oft denkt man, dass sich Digitalisierungsprojekte nur auf die grossen Kernprozesse eines Unternehmens konzentrieren. Für Bereiche wie Buchhaltung, Lagerverwaltung oder Zeiterfassung gibt es zwar bereits zahlreiche bewährte Tools, doch in fast jedem Unternehmen gibt es auch zahlreiche kleine, alltägliche Aufgaben, die wertvolle Zeit, Ressourcen und Nerven kosten, weil sie noch manuell erledigt werden. Eine einfache, kleine Web-App kann hier schon im MVP-Stadium echten Mehrwert bieten – und muss dabei nicht gleich zehntausende von Franken kosten.
Echte Beispiele für Web-Apps, die alltägliche Prozesse in Unternehmen effizient digitalisieren können:
Die folgenden Beispiele basieren auf tatsächlichen Kundenanfragen und Projekten, mit welchen wir uns beschäftigen.
Check-in und Inspektions-Management für Autohändler
Eine Web-App für den Check-in-Prozess von Fahrzeugen könnte die manuelle Checkliste ersetzen, die ein Autohändler bei der Annahme eines Wagens durchgeht. Der Händler kann direkt am Tablet oder Smartphone jeden Schritt abhaken, Fotos hinzufügen und Anmerkungen machen. Die Daten werden sofort an die zentrale Verwaltung übermittelt, wodurch doppelte Eingaben und das Risiko von Fehlern vermieden werden.
Massdaten-Erfassung für Massbekleidungsanbieter
Für den Aussendienstmitarbeiter, der Masskleider verkauft, wäre eine Web-App zur direkten Eingabe und Speicherung der Masse sinnvoll. Die Daten werden vor Ort erfasst und automatisch an das Zentralsystem übertragen, sodass die Büromitarbeiter diese nicht nochmals manuell eingeben muss. Das reduziert die Gefahr von Lesefehlern und sorgt für konsistente Daten – vom ersten Mass bis zur finalen Anfertigung.
Auftragsverfolgung und Lieferstatus für kleine Handwerksbetriebe
In vielen Handwerksbetrieben werden Aufträge noch auf Papier festgehalten und zwischen Büro und Werkstatt hin und her gereicht. Eine einfache Web-App zur Auftragserfassung ermöglicht, dass Mitarbeitende die Auftragsdetails, Status und Liefertermine in Echtzeit aktualisieren können. Kundenanfragen zu ihrem Auftrag können so schnell und präzise beantwortet werden, ohne dass sich die Mitarbeitenden durch handschriftliche Notizen wühlen müssen.
Hauswart- und Mietermanagement für Wohnsiedlungen
Eine Web-App für Hauswarte und Mieter in einer Wohnsiedlung könnte sämtliche Aufgaben rund um Hauswartung und Sanitärprobleme zentral organisieren. Die App könnte ein Mieter-Chat-Feature enthalten, über das Bewohner direkt Anliegen melden – etwa defekte Leuchten oder verstopfte Abflüsse. Der Hauswart erhält über die App eine Benachrichtigung und kann die Aufgaben priorisieren und bearbeiten. Sobald ein Problem behoben ist, wird der Mieter automatisch benachrichtigt. Zudem lassen sich geplante Wartungsarbeiten kommunizieren und Mietende können Rückmeldungen abgeben oder direkt eine Nachverfolgung der Problemlösung einsehen.
Werkzeugverwaltung für Bau- und Handwerksbetriebe
In vielen Bau- und Handwerksbetrieben sind Werkzeuge und Maschinen im täglichen Einsatz und wechseln häufig den Standort oder die verantwortliche Person. Eine Web-App zur Werkzeugverwaltung ermöglicht, dass Mitarbeitende Werkzeuge einfach per QR-Code oder RFID-Tag auschecken und den Standort oder die Zuweisung aktualisieren können. So wird der Überblick über alle Ausrüstungen sichergestellt und die Gefahr von Verlust oder Fehlkommunikation reduziert. Benachrichtigungen für bevorstehende Wartungsintervalle sorgen dafür, dass alle Geräte einsatzbereit und sicher bleiben.
Digitalisierung Schritt für Schritt: So starten Sie erfolgreich
Die Einführung digitaler Prozesse sollte strukturiert erfolgen und von der Geschäftsführung aktiv unterstützt werden. Hier ein kurzer Leitfaden:
Analyse und Priorisierung: Identifizieren Sie die wichtigsten Prozesse, die dringend digitalisiert werden müssen.
Beratung und Unterstützung: Authentiq Digital begleitet Sie durch den gesamten Prozess – von der Bedarfsanalyse über die Umsetzung der Web-App bis zur Wartung.
Einbindung der Mitarbeiter: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team die neuen Tools kennt und schätzt, indem Sie Schulungen anbieten und die Vorteile hervorheben.
Laufende Optimierung: Auch nach der Implementierung sollte die digitale Lösung weiterentwickelt werden, um auf Veränderungen reagieren zu können.
Fazit: Authentiq Digital macht Ihre Prozesse fit für das digitale Zeitalter
Durch die Entwicklung von massgeschneiderten Web-Apps bringt Authentiq Digital Effizienz und Flexibilität in Ihre Geschäftsprozesse. Lassen Sie analoge, fehleranfällige Methoden hinter sich und setzen Sie auf durchdachte, digitale Lösungen, die Ihre Arbeit leichter und schneller machen. Von der Projektkoordination bis zur Auftragsabwicklung – wir helfen Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren und sich im Wettbewerb einen Vorsprung zu sichern.
